Reglement van orde Rekenkamercommissie gemeenten Aalten, Oost Gelre en Winterswijk
Dit Reglement van orde vervangt het door de commissie
vastgestelde Reglement van orde van
2 februari 2006 wat voortvloeide uit artikel 7 van de “Verordening
gemeentelijke rekenkamercommissie 2005”. Overigens wordt deze
verordening met ingang van 01-01-2010 ingetrokken en vervangen door
de “Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2010” welke in
werking treedt op 01-01-2010. Laatst genoemde verordening is bij
raadsbesluit van 21 april 2009 vastgesteld door de gemeenteraad van
Aalten, bij raadsbesluit van 26 mei 2009 vastgesteld door de
gemeenteraad van Oost Gelre en bij raadsbesluit van 2 juli 2009
vastgesteld door de gemeenteraad van Winterswijk.
Dit reglement van orde voldoet aan de nieuwe “Verordening gemeentelijke rekenkamercommissie 2010” en aan de “Handreiking Integriteit” van de Nederlands Vereniging van Rekenkamers & Rekenkamercommissies (NVRR) welke door het bestuur van de NVRR is vastgesteld op 03-09-2008.
Ten opzichte van het vorige reglement van orde is het volgende
aangepast: aan artikel 7 zijn lid c,d en e toegevoegd, aan
artikel 8 is lid c toegevoegd en artikel 14 (nieuw) is toegevoegd.
Dit reglement van orde is vastgesteld door de rekenkamercommissie in haar vergadering van
16 september 2009.
Artikel 1. Begripsbepalingen.
In dit reglement wordt verstaan onder:
a. lid: lid
van de rekenkamercommissie;
b.
voorzitter: voorzitter van de
rekenkamercommissie tevens lid;
c. commissie:
de rekenkamercommissie van de gemeente Aalten, Oost Gelre en
Winterswijk afgekort als RC AOGW;
d.
secretaris: ambtelijk
secretaris van de rekenkamercommissie.
Artikel 2. Vergaderfrequentie.
De commissie vergadert zo veel als zij nodig acht,
ter bespreking van procedurele en inhoudelijke zaken. Tevens kan er
op verzoek van twee leden een vergadering worden belegd.
Artikel 3. Voorzitter.
De voorzitter draagt zorg voor het tijdig en
periodiek bijeenroepen van de commissie, het leiden van de
vergadering, het bewaken van de uitgangspunten en werkwijze en het
bevorderen van een zorgvuldige besluitvorming. De voorzitter voert
hiertoe regelmatig overleg met degenen die de onderzoeken uitvoeren
en met het secretariaat. Bij ontstentenis van de voorzitter treedt
het langst zittende lid op als voorzitter dan wel, als de overige
leden een gelijke periode zitting hebben gehad, het oudste lid in
jaren.
Artikel 4. Secretaris.
De secretaris staat de commissie bij de uitvoering
van haar taken terzijde. De secretaris legt rechtstreeks
verantwoording af aan de commissie over de wijze waarop de
ondersteunende taken worden verricht. De secretaris draagt zorg
voor de agendaplanning, de verslaglegging en de vorming van
dossiers. De secretaris wordt bij toerbeurt aangewezen. Bij
ontstentenis van de secretaris treedt de raadsgriffier van de
gemeente als secretaris op.
Artikel 5. Kamer.
De commissie kan besluiten om voor bepaalde
onderwerpen een kamer in te stellen bestaande uit één of twee leden
van de commissie. Deze kamer wordt belast met de uitvoering van een
specifieke opdracht, waarover binnen een vastgestelde periode ter
vergadering verslag zal worden uitgebracht.
Artikel 6. Mandateren.
De commissie kan besluiten één of meer omschreven
taken te mandateren aan de voorzitter of aan de voorzitter en de
secretaris gezamenlijk.
Artikel 7. Gedragscode.
a. Een lid van de commissie hoedt
zich voor belangenverstrengeling. Een lid doet direct melding
aan de andere leden van de
commissie mocht er de schijn van belangenverstrengeling kunnen
ontstaan, voorzover dit lid
daarvan op de hoogte is of had kunnen zijn. Dit betekent ondermeer
dat indien het bedrijf en/of
organisaties waarbij een lid werkzaam en/of bestuurslid is,
mogelijk een opdracht voor de
gemeenten Aalten, Oost Gelre en Winterswijk gaat uitvoeren, dit
terstond wordt gemeld aan de commissie.
b. Bedrijven en/of organisaties waarbij een lid
werkzaam en/of bestuurslid is, kunnen geen
opdrachten voor de commissie
uitvoeren.
c. De leden van de commissie geven inzage in hun (neven) functies en – activiteiten en vermelden die op de website van de rekenkamercommissie.
d. Een lid van de commissie vervult geen
nevenfuncties en verricht geen activiteiten die strijdig
zijn met het belang van de
gemeenten Aalten, Oost Gelre en Winterswijk of het belang van de
commissie.
e. Een lid van de commissie neemt geen geschenken
of giften aan met een (geschatte) waarde
van € 50,- of meer.
Artikel 8. Geheimhouding.
a. De commissie vergadert in
beslotenheid, haar rapporten zijn openbaar. Op grond van
belangen genoemd in artikel 10
van de Wet Openbaarheid van Bestuur kan de commissie
rapporten die aan de raad
worden voorgelegd of gedeelten daarvan als geheim aanmerken.
b. De leden van de commissie, de voorzitter en de
secretaris doen geen inhoudelijke
mededelingen naar buiten toe
over hetgeen in haar vergaderingen wordt besproken tenzij daar
binnen de commissie
overeenstemming over bestaat.
c. Een lid van de rekenkamercommissie maakt niet
ten eigen bate of van zijn persoonlijke
betrekkingen gebruik van in de
uitoefening van zijn functie verkregen informatie.
Artikel 9. Vergaderstukken.
De voorzitter en de secretaris stellen de
voorlopige agenda op. De secretaris verzendt uit naam van de
voorzitter, tenminste 7 dagen voor een vergadering, de agenda en
bijbehorende stukken. In spoedeisende gevallen kan van deze termijn
worden afgeweken.
Artikel 10. Agenda.
Bij aanvang van de vergadering stelt de commissie
de agenda vast. Op voorstel van een lid kan de commissie een
agendapunt toevoegen of afvoeren of de volgorde van punten
wijzigen. Een vast agenda punt is de voortgang van de lopende
onderzoeken.
Artikel 11. Opening vergadering: Quorum.
a. De voorzitter bepaalt na
opening van de vergadering of er tenminste twee leden van de
commissie aanwezig zijn.
Indien het vereiste aantal leden niet aanwezig is, bepaalt de
voorzitter dag en tijd van de
volgende vergadering op een tijdstip dat tenminste 24 uur na het
bezorgen van de oproep is
gelegen.
b. Indien besluitvorming plaatsvindt over het
bepalen van onderzoeksonderwerpen en het vaststellen van de
rapportage daarover, moeten tenminste twee leden van de commissie
aanwezig zijn. Indien er
slechts twee leden aanwezig zijn dient de besluitvorming unaniem te
zijn.
c. Indien één van de leden daarom vraagt kan
stemming worden gehouden. De stemming
gebeurt schriftelijk wanneer
daartoe wordt verzocht.
Artikel 12. Besluiten.
De commissie streeft naar unanimiteit en besluit
bij meerderheid van stemmen. In de van de vergadering te maken
besluiten-/afsprakenlijst wordt in voorkomende gevallen melding
gemaakt van een minderheidsstandpunt. De leden van de commissie
dragen het standpunt van de commissie uit.
Artikel 13. Onderzoeksprotocol.
De commissie stelt een onderzoeksprotocol op waarin
wordt vastgelegd wat de werkwijze is van de commissie bij de
uitvoering van onderzoeken. In het onderzoeksprotocol wordt onder
andere aandacht besteed aan de criteria voor de selectie van
onderzoeksonderwerpen, het opstellen van de onderzoeksopzet, de
samenwerking met externe onderzoekers en adviseurs, de gang van
zaken van hoor en wederhoor, de dossiervorming, de wijze van
rapportage, de openbaarmaking van rapporten, de organisatie van
publiciteit en het nazorgtraject.
Artikel 14. Declaraties.
a. Een lid van de commissie declareert geen
kosten die reeds op andere wijze worden vergoed.
b. Declaraties worden per
kwartaal ingediend door middel van een standaardformulier (bijlage
1). Voor de declaraties van reis- en verblijfkosten wordt
het standaard declaratieformulier: reis- en
verblijfskosten van de
gemeente Winterswijk gebruikt.
c. De voorzitter accordeert de declaraties van de
leden en de secretaris. De vice-voorzitter
accordeert de declaraties van
de voorzitter.
d. De secretaris is verantwoordelijk voor een
deugdelijke administratieve afhandeling en
registraties van declaraties.
Een correcte afhandeling en betaalbaarstelling geschiedt
overeenkomstig de
administratieve organisatie van de gemeente Winterswijk.
Daar waarin dit Reglement van Orde niet voorziet beslist de
commissie.
Winterswijk, 16 september 2009.
