Draaiboek en Veiligheidsplan

U kunt het model-draaiboek en veiligheidsplan (PDF, 241KB) gebruiken.

De organisator van een evenement is verantwoordelijk voor de veiligheid van de bezoekers en een ordelijk verloop van het evenement. Door het opstellen van een veiligheidsplan bereidt de organisator zich voor op de bestrijding van een mogelijk incident en wordt inzichtelijk welke preventieve maatregelen er worden genomen om calamiteiten te voorkomen danwel te bestrijden.
In het draaiboek/veiligheidsplan staat alle relevante informatie als belangrijke telefoonnummers en afspraken over onder andere brandveiligheid, EHBO en verkeer en de taken en verantwoordelijkheden van betrokken partners beschreven.

Onderdelen veiligheidsplan

Een veiligheidsplan omvat in ieder geval de volgende onderdelen:

1. Beschrijving van het evenement en alle bijbehorende activiteiten

Geef een omschrijving van het evenement, de doelgroep, de tijden van het evenement en het programma. Beschrijf ook de locatie van het evenement en bereikbaarheid. Hoeveel bezoekers worden er verwacht.  
Bij meerdaagse evenementen of diverse locaties dient er per activiteit aangegeven te worden wat wanneer waar plaatsvindt en hoeveel bezoekers maximaal verwacht worden en gelijktijdig aanwezig zullen zijn.

2. Beschrijving van de organisatie en communicatieschema

Welke personen vervullen welke rol binnen de organisatie, denk hierbij bijvoorbeeld aan coördinator calamiteiten, coördinator EHBO enz. Geef hierbij ook aan hoe deze personen met elkaar in verbinding staan, kortom maak een communicatieschema. Houdt er rekening mee dat bij veel evenementen de telefonische bereikbaarheid slecht is. Zorg dan voor portofoons.

3. Evenenemententerrein/voorzieningen/bereikbaarheid

Geef een beschrijving van het evenemententerrein met verwijzing naar een bijbehorende plattegrond. Geeft tevens aan hoe het terrein wordt ingericht en wat er allemaal aanwezig is. Neem hierin ook speciale voorzieningen zoals toilet-/sanitaire voorzieningen, EHBO-post, coördinatiepost beveiliging en vluchtwegen en nooduitgangen mee. Geef ook aan hoe de bereikbaarheid van de evenementlocatie voor hulpdiensten geregeld is. Denk hierbij o.a. de calamiteitenroute voor het noodverkeer.

4. Verkeersmaatregelen

Beschrijf de te nemen verkeersmaatregelen zoals parkeervoorzieningen, de inzet van verkeersregelaars, af te sluiten wegen, parkeerverboden, bebording, etc. Voor grotere evenementen verdient het aanbeveling een verkeersplan op te stellen.

5. Beschrijving beveiliging

Bij evenementen met een verhoogd risico op ordeverstoringen moeten gediplomeerde beveiligers worden ingezet. Beschrijf of en zo ja hoeveel beveiligers zullen worden ingezet en welke beveiligingsorganisatie hiervoor wordt ingeschakeld. Vermeld daarbij de taken van de beveiliging (zgn. post-taakinstructie) en neem een communicatieschema op. Vermeld ook wie de contactpersoon/coördinator is en wie vanuit de organisatie als verantwoordelijk veiligheidscoördinator is aangewezen.

6. Geneeskundige hulpverlening

Bij evenementen met gezondheidsrisico’s is de inzet van EHBO van belang. De GHOR (Geneeskundige Hulp bij Ongevallen en Rampen) geeft hiervoor een aantal algemene regels. Beschrijf of en hoeveel EHBO-ers u wilt inzetten, de tijden waarop en de locatie van de EHBO-post(en).  

7. Scenario’s / risico-inventarisatie

Elk evenement brengt een aantal risico’s met zich mee. Het is belangrijk dat u vantevoren goed hierover nadenkt. Benoem welke risico’s er eventueel bij het evenement kunnen komen kijken en geef aan hoe u hierop voorbereid bent.

Beschrijf wie welke rol en verantwoordelijkheden heeft en denk hierbij ook weer aan de onderlinge communicatie. Wie alarmeert wie, hoe lopen de lijntjes? Veelvoorkomende scenario’s zijn:

  • slecht weer (denk aan weersmonitoring, doet dat iemand uit de eigen organisatie via Buienradar of wordt hier een meteoconsult voor ingeschakeld? Bepaal vooraf bij welke weersomstandigheden het evenement niet doorgaat, stopgezet wordt of een andere invulling krijgt (bijvoorbeeld door het programma/locatie aan te passen);
  • ongeval (denk er bijvoorbeeld bij een wielerronde of bloemencorso aan dat het evenement tijdelijk stopgezet kan worden);
  • ordeverstoring;
  • brand;
  • overcrowding (hoe voorkom je dat het maximaal aantal toegestane mensen op één (of meer) locatie(s) niet overschreden wordt).

Vervolgens geeft u per scenario aan hoe u hiermee omgaat, welke maatregelen alsdan getroffen zullen worden, wie welke taak heeft, hoe de communicatie verloopt, etc.

8. Ontruiming

Benoem in welke gevallen (gedeeltelijke) ontruiming plaats zou moeten vinden en op welke wijze. Vermeld ook waar bezoekers en andere betrokkenen opgevangen kunnen worden en hoe de opvang geregeld is.

9. Bijlagen (indien van toepassing)

Zie de bovenvermelde informatie.

Aandachtspunten

  • Houd het veiligheidsplan actueel. Let hierbij op de contactpersonen en telefoongegevens.
  • Stem, indien meerdere evenementen op hetzelfde moment op dezelfde locatie worden georganiseerd door verschillende organisatoren, de plannen met elkaar af. Zo voorkomt u dat er in geval van een calamiteit op verschillende manieren gehandeld wordt en loopt men elkaar niet in de weg.